এডুকেশন কনসালটেন্সির জন্য CRM: কেনার আগে যে ১০টি প্রশ্ন করবেন

এডুকেশন কনসালটেন্সির CRM (কাস্টমার রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম) প্রতিটি জিজ্ঞাসা, শিক্ষার্থী, আবেদন, ডকুমেন্ট আর পেমেন্ট এক জায়গায় রাখে, যা আপনার পুরো টিম দেখতে পায়। কয়েক ডজন শিক্ষার্থী হয়ে গেলে প্রশ্নটা আর "লাগবে কি না" থাকে না, প্রশ্ন হয় "কোনটা আপনার এজেন্সির সাথে মেলে"।

স্প্রেডশিট, সাধারণ CRM নাকি এডুকেশন CRM?

	এক্সেল বা গুগল শিট	সাধারণ সেলস CRM	এডুকেশন এজেন্সির জন্য তৈরি CRM
শুরুর খরচ	বিনামূল্যে	প্রায়ই প্রতি ইউজার, ডলারে	ভিন্ন ভিন্ন; কিছু টাকায়
লিডের তালিকা	হ্যাঁ, হাতে	হ্যাঁ	হ্যাঁ
শিক্ষার্থীর ধাপ (কনসালটেশন থেকে ভর্তি)	হাতে	কাস্টমাইজ করতে হয়	তৈরি থাকে
দেশভিত্তিক ডকুমেন্ট চেকলিস্ট	না	না	সাধারণত থাকে
আবেদনের ডেডলাইন ও রিমাইন্ডার	না	আংশিক	তৈরি থাকে
কোর্স ও ইউনিভার্সিটির তালিকা	না	না	কখনো কখনো
স্টুডেন্ট পোর্টাল	না	না	কখনো কখনো
টিম হিসেবে কাজ	কয়েকজন একসাথে এডিট করলে ঝামেলা	হ্যাঁ	হ্যাঁ

সাধারণ সেলস CRM দিয়েও কাজ চালানো যায়, কিন্তু "ডিল" আর "পাইপলাইন"-কে আবেদন আর ভিসায় বদলাতে কয়েক সপ্তাহ লেগে যাবে। স্প্রেডশিট চলে ততক্ষণ, যতক্ষণ না দুজন কাউন্সেলর একসাথে এডিট করেন।

১০টি প্রশ্ন

১. এটা কি শুধু লিড নয়, শিক্ষার্থীকে অনুসরণ করে?

সেলস সফটওয়্যারের কাজ শেষ হয় ডিল হলে। আপনার কাজ শুরু হয় সেখান থেকে: প্রোফাইল যাচাই, ডকুমেন্ট, আবেদন, অফার, ভিসা, যাত্রা। এমন ধাপ খুঁজুন যেগুলোর নাম আপনার অফিসের মতো করে বদলানো যায়, আর কে কখন শিক্ষার্থীকে কোন ধাপে নিল তার ইতিহাস থাকে।

২. কোন দেশে কোন ডকুমেন্ট লাগে, সেটা কি জানে?

যুক্তরাজ্যের স্টুডেন্ট ভিসা, কানাডার স্টাডি পারমিট আর অস্ট্রেলিয়ার স্টুডেন্ট ভিসায় আলাদা ডকুমেন্ট লাগে। ভালো সিস্টেমে দেশ ও লেভেল অনুযায়ী একবার চেকলিস্ট তৈরি করবেন, তারপর প্রতিটি শিক্ষার্থীর কোনটা বাকি তা দেখা যাবে।

৩. ডেডলাইনের আগে কি মনে করিয়ে দেয়?

রিমাইন্ডার কীভাবে কাজ করে জিজ্ঞেস করুন। কাজের উত্তর হলো নির্দিষ্ট: কাকে মনে করানো হয়, কত দিন আগে, শিক্ষার্থীকেও কি না। এক সপ্তাহ আগে আর আগের দিন রিমাইন্ডার থাকলে বেশিরভাগ সমস্যা সময়মতো ধরা পড়ে।

৪. শিক্ষার্থী কি নিজের অগ্রগতি দেখতে পারে?

স্টুডেন্ট পোর্টালে শিক্ষার্থী নিজেই ডকুমেন্ট আপলোড করে আর নিজের ধাপ দেখে। এতে "কোনো আপডেট আছে?" ফোন আর হোয়াটসঅ্যাপ মেসেজ কমে, যেগুলো কাউন্সেলরের দিনের বড় অংশ খেয়ে ফেলে।

৫. কোর্স বাছাইয়ে কি সাহায্য করে?

কিছু এজেন্সি CRM-এ ইউনিভার্সিটি ও কোর্সের তালিকা থাকে, ভর্তির শর্ত, ইনটেক আর ফিসহ। এতে প্রতিটি শিক্ষার্থীর জন্য কাউন্সেলরকে ইউনিভার্সিটির ওয়েবসাইট ঘাঁটতে হয় না।

৬. হোয়াটসঅ্যাপ ও ইমেইল কীভাবে সামলায়?

শিক্ষার্থী ও অভিভাবকদের সাথে বেশিরভাগ কথা হয় হোয়াটসঅ্যাপে। দেখুন শিক্ষার্থীর রেকর্ড থেকে আপডেট পাঠানো যায় কি না, যাতে ইতিহাস শিক্ষার্থীর ফাইলে থাকে, একজন কাউন্সেলরের ফোনে নয়।

৭. শিক্ষার্থীরা যেভাবে টাকা দেয়, সেভাবে কি পেমেন্ট নেওয়া যায়?

বাংলাদেশে মানে বিকাশ, কার্ড আর নগদ। দেখুন ফি ও রসিদ সিস্টেমের অংশ কি না, আর অনলাইন পেমেন্ট সরাসরি আপনার নিজের মার্চেন্ট অ্যাকাউন্টে যায় কি না।

৮. আপনার টিমের ভূমিকা অনুযায়ী তৈরি কি?

মালিক, কাউন্সেলর আর অ্যাডমিশন অফিসারের আলাদা দৃষ্টি লাগে। রোল ও পারমিশন নিয়ে জিজ্ঞেস করুন, আর মালিক কর্মীদের জন্য টু-স্টেপ লগইন চালু করতে পারেন কি না।

৯. বাংলাদেশের এজেন্সির জন্য দাম কি ঠিক আছে?

আট জনের টিমে প্রতি ইউজার ডলারের দাম দ্রুত বেড়ে যায়। টাকায় প্ল্যান, ফ্রি ট্রায়াল আর খুব ছোট টিমের জন্য ফ্রি প্ল্যান খুঁজুন।

১০. ছেড়ে গেলে কি আপনার ডেটা নিয়ে যেতে পারবেন?

আপনার শিক্ষার্থী, আবেদন আর ডকুমেন্ট বের করে নিতে পারা উচিত। সাইন আপের আগেই জিজ্ঞেস করুন, পরে নয়।

কীভাবে ঠিকমতো যাচাই করবেন

1. আবেদনের মাঝপথে থাকা একজন সত্যিকারের শিক্ষার্থী নিন।
2. তাকে পুরোপুরি এন্ট্রি দিন: প্রোফাইল, ডকুমেন্ট, আবেদন আর তার ডেডলাইন।
3. ডেমোতে ছিলেন না এমন একজন কাউন্সেলরকে বলুন সেই শিক্ষার্থীর পরের কাজটা খুঁজে বের করতে।
4. একজন শিক্ষার্থীকে বলুন ফোন থেকে পোর্টালে লগইন করতে।

তিনটিই সহজে হলে সিস্টেমটা সম্ভবত আপনার এজেন্সিতে কাজ করবে।

Abroadesk কোথায় মেলে

আমরা Abroadesk তৈরি করেছি এই প্রশ্নগুলো মাথায় রেখে: নিজের নাম দেওয়া ধাপ, দেশভিত্তিক চেকলিস্ট, ডেডলাইনের রিমাইন্ডার, ৪১,০০০+ কোর্সের তালিকা, স্টুডেন্ট পোর্টাল, আর আপনার নিজের বিকাশ বা SSLCommerz অ্যাকাউন্টে ফি, টাকায় দাম আর ১৪ দিনের ফ্রি ট্রায়াল। ওপরের চেকলিস্ট আমাদের ওপরও অন্য যে কারো মতোই কড়াভাবে প্রয়োগ করুন।