ফেসবুক ও হোয়াটসঅ্যাপ থেকে স্টুডেন্ট লিড: এজেন্সিগুলো কীভাবে লিড হারানো বন্ধ করে

বাংলাদেশের এজেন্সিগুলোর জিজ্ঞাসার অভাব কম। যুক্তরাজ্যের জানুয়ারি ইনটেক নিয়ে একটি বুস্ট করা পোস্টে এক সপ্তাহান্তে দুশো মেসেজ আসতে পারে। সমস্যা হয় তারপর: উত্তর দেরিতে যায়, একই প্রশ্ন তিনবার করা হয়, আর সম্ভাবনাময় শিক্ষার্থী চলে যায় যে এজেন্সি আগে ফোন করেছে তাদের কাছে।

লিড কেন ঠান্ডা হয়ে যায়

• প্রথম উত্তর দেরিতে। শুক্রবার রাতে যে শিক্ষার্থী পাঁচটা এজেন্সিকে মেসেজ দেয়, সে বুক করে যে শনিবার সকালে উত্তর দেয় তার সাথে।
• লিড থাকে ব্যক্তিগত ফোনে। কাউন্সেলর ছুটিতে থাকলে কেউ তার মেসেজ দেখে না।
• উৎসের হিসাব নেই। যে চ্যানেলে ব্যস্ততা বেশি মনে হয় তার জন্য টাকা খরচ হতে থাকে, যেটা আসলে শিক্ষার্থী আনে তার জন্য নয়।
• ফলো-আপের পরিকল্পনা নেই। একটা মেসেজ, কোনো উত্তর নেই, তারপর ভুলে যাওয়া।

১. এক ঘণ্টার মধ্যে উত্তর দিন, শুধু কল বুক করার জন্য হলেও

প্রথম উত্তরে সব প্রশ্নের জবাব দিতে হবে না। দ্রুত, ব্যক্তিগত আর পরের ধাপসহ হতে হবে:

"আসসালামু আলাইকুম নাবিলা, যুক্তরাজ্য নিয়ে জানতে চাওয়ার জন্য ধন্যবাদ। ঠিক ইউনিভার্সিটি সাজেস্ট করতে আপনার এইচএসসি ও অনার্সের ফলাফল আর আইইএলটিএস স্কোর আছে কি না জানাবেন? নাহলে আজ বিকেল ৪টায় কথা বলতে পারি। কোনটা সুবিধা?"

হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেসে এমন উত্তর কুইক রিপ্লাই হিসেবে সেভ রাখুন, যাতে যেকোনো কাউন্সেলর কয়েক সেকেন্ডে পাঠাতে পারেন।

২. যে পাঁচটি প্রশ্নে সব ঠিক হয়

প্রতিটি জিজ্ঞাসা থেকে একই পাঁচটি তথ্য পাওয়া উচিত:

1. কোন দেশ (বা "ঠিক করিনি")
2. পড়াশোনার লেভেল: আন্ডারগ্র্যাজুয়েট, মাস্টার্স, ডিপ্লোমা
3. শেষ ফলাফল আর পাসের বছর (গ্যাপ বোঝার জন্য)
4. ইংরেজি টেস্টের স্কোর, বা কবে দেবেন
5. বাজেট আর পছন্দের ইনটেক

এগুলো থাকলে কাউন্সেলর পাঁচ মিনিটে বুঝতে পারেন শিক্ষার্থী উপযুক্ত কি না, আর কোন কোর্স দেখাবেন।

৩. সব লিড একটি তালিকায়, উৎসসহ

ফেসবুক পেজ, ইনস্টাগ্রাম, সরাসরি অফিসে আসা, সেমিনার, রেফারেল: লিড যেদিন আসে সেদিনই লিখে রাখুন কোথা থেকে এলো। দুই মাস পর জানবেন কোন চ্যানেল এমন শিক্ষার্থী আনে যারা আসলেই ভর্তি হয়, শুধু মেসেজ নয়।

৪. প্রতিটি লিডের একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত কাউন্সেলর

যে লিডের দায়িত্বে কেউ নেই, তার ফলো-আপও কেউ করে না। সেদিনই প্রতিটি লিড একজন কাউন্সেলরকে দিন, দেশ অনুযায়ী বা পালাক্রমে, আর এমনভাবে রাখুন যাতে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এড়াতে না পারেন আর ম্যানেজার জমে থাকা কাজ দেখতে পান।

৫. নিয়ম করে ফলো-আপ

একটি সহজ ছন্দ কাজ করে:

কবে	কী
দিন ০	ব্যক্তিগত উত্তর আর পাঁচটি প্রশ্ন
দিন ১	উত্তর না এলে ছোট ভয়েস নোট বা কল
দিন ৩	কাজের কিছু: ইনটেকের তারিখ, স্কলারশিপ, ছোট ভিডিও
দিন ৭	শেষবার খোঁজ নেওয়া, তারপর "এখন নয়" তালিকায়

চতুর্থ চেষ্টার পর থামুন। যে এজেন্সি সময়ের মূল্য দেয়, শিক্ষার্থীরা তাদের মনে রাখে।

৬. আগ্রহকে কনসালটেশনে রূপ দিন

প্রথম দিকের প্রতিটি কথোপকথনের লক্ষ্য একটি কনসালটেশন, অফিসে বা অনলাইনে। "কখন ফ্রি আছেন?" না বলে নির্দিষ্ট দুটি সময় প্রস্তাব করুন, আগের দিন রিমাইন্ডার পাঠান, আর শিক্ষার্থী আসার আগেই তার তথ্য প্রস্তুত রাখুন।

৭. প্রতি মাসে তিনটি সংখ্যা মাপুন

• প্রথম উত্তরের সময়: একজন মানুষ উত্তর দিতে কত সময় লাগল
• কনসালটেশনের হার: কতজন লিড কনসালটেশন বুক করল
• উৎস অনুযায়ী ভর্তির হার: কোন চ্যানেলের শিক্ষার্থীরা ভর্তি হয়

প্রথম উত্তরের সময় কয়েক ঘণ্টার বেশি হলে বিজ্ঞাপনে আরও খরচের আগে সেটা ঠিক করুন।

হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেসের ছোট সেটিং যা কাজে লাগে

• ঠিকানা, সময় আর ওয়েবসাইটসহ বিজনেস প্রোফাইল, যাতে শিক্ষার্থী বোঝে আপনি সত্যিকারের অফিস।
• লেবেল, যেমন নতুন, ডকুমেন্টের অপেক্ষায়, কনসালটেশন বুকড।
• প্রতিদিন যে প্রশ্নের উত্তর দেন তার জন্য কুইক রিপ্লাই।
• কাউন্সেলরদের ব্যক্তিগত নম্বর নয়, এজেন্সির জন্য একটি শেয়ার করা বিজনেস নম্বর।

বাড়তি কর্মী ছাড়াই এগুলো করা

ওপরের বেশিরভাগ কাজই ধারাবাহিকতা, আর সেখানেই সফটওয়্যার সাহায্য করে। Abroadesk-এ আপনার ওয়েবসাইটের জিজ্ঞাসা উৎসসহ লিড হিসেবে আসে, প্রতিটি একজন কাউন্সেলরকে দেওয়া হয়, আর কাউন্সেলরের My day তালিকায় দেখা যায় কে উত্তরের অপেক্ষায়। লিড শিক্ষার্থী হলে কিছুই দ্বিতীয়বার টাইপ করতে হয় না।